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Chacun est invité à participer aux activités de l’ANIS ainsi qu’à sa gestion. Voici les pages avec les informations et fonctionnements de l'ANIS :

Documents

• Lien vers l’ensemble des espaces qui nous permettent de nous organiser : http://www.anis.asso.fr/-Contribuer-ANIS-.html
• Informations diverses
• Agenda de l'écosystème
• Liste des utilisateurs du wiki
• Gestion du drive

 Procédure comptable - Demande

Important : La compta peut effectuer 3 types de dépenses : les achats, le paiement des factures et le remboursement des notes de frais.

Les achats sont directement effectués par la compta d'ANIS. Vous faites une demande à l'adresse compta@anis.asso.fr avec le détails précis de l'achat à effectuer, la compta s'occupe de l'achat et vous en avertit. Votre demande doit préciser le lien vers la décision Loomio justifiant cet achat (?)

Les factures (prestataires, achat non réglé immédiatement...) doivent être au nom de l'ANIS et seront payées par la compta de l'ANIS, une fois la facture transmise à la compta (cf ci-dessous).

Si vous effectuez un achat et le réglez vous-même, la facture de l'achat doit être au nom de l'ANIS avec votre nom à coté.

Faire une demande d'achat

Envoyez votre demande précise par email à compta@anis.asso.fr en indiquant le lien vers la décision Loomio qui justifie l'achat.

Demander le paiement d'une facture

1/ Seulement si on n'a pas déjà enregistré un RIB : Envoyez par email à compta@anis.asso.fr une copie numérique de la facture en précisant l'intitulé dans le sujet. La copie papier de la facture si elle existe est à déposer (préciser le lieu plus tard) ou à envoyer par courrier à ANIS, à Mutualab, 19 rue Nicolas Leblanc, 59000 Lille

2/ Remplissez le formulaire suivant en utilisant bien le même intitulé (champ intitulé du formulaire) que votre email.

--> https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSefzqwl0NbLzh08Fr4VrJXi8NdBS89eZOZUbG8xFaLCJvEUpw/viewform

Demande de note de frais

Pour le remboursement de vos frais, vous devez :

1/ Seulement si on n'a pas déjà enregistré un RIB : Envoyer un mail à compta@anis.asso.fr avec une copie numérique du justificatif

2/ Le justificatif doit contenir à minima :

- la date, la raison sociale de l'émetteur, le prix HT, les taxes, et le prix TTC

3/ Remplir intégralement le formulaire suivant 

4/ Remettre en main propre ou par courrier à ANIS, 19 rue Nicolas Leblanc, 59000 Lille, les justificatifs papiers

Merci de remplir un formulaire par dépense / pièce justificatives. 

Les frais de déplacement sont pris en charge après accord du référent du projet.

Pour les frais de déplacement, sont éligibles : 

- Les déplacement en train en seconde classe (billets à fournir)

- Les frais kilométriques sur la base fixe et unique de 0,5€ / km quelque soit le véhicule et la distance

- Les péages (sur justificatifs)

Recevoir une facture de l'ANIS ou faire une prestation avec l'ANIS

Plus d'informations sur la page Facturation

Guide du contributeur comptable

Occuper la fonction de contributeur comptable

La fonction comptable est assuré par :

• Un expert comptable externe qui produit le bilan de l'asso
• une équipe de 3 contributeurs assurant l'enregistrement des pièces et le paiement

C'est un rôle simple, mais rigoureux.

L'équipe est composé de 3 personnes qui sont remplacées par tiers tous les mois :

1. Un contributeur "référent" : Le plus ancien, qui doit répondre aux questions de 2 autres contributeurs et s'assurer que le suivi est fait
2. Un contributeur "actif" : Il gère l'ensemble des tâches comptables
3. Un contributeur "initié" : Il rejoint l'équipe et durant son premier mois, apprend en faisant avec le contributeur "actif"

Les membres de l'équipe doivent s'assurer que tous les mois, un nouveau contributeur assurera le rôle de contributeur initié. Le contributeur actif devient référent et l'ancien contributeur initié, devient actif.

Si aucun contributeur initié n'a pu être recruté, la rotation effectue une boucle, le contributeur référent reprend le rôle de contributeur entrant jusqu'à ce qu'il ait trouvé un contributeur entrant pour le rôle initié.

Tâche du contributeur comptable

Toutes les semaines, le contributeur comptable actif :

• Vérifie la boite mail comtpa@anis.asso.fr
• Vérifie le tableau de suivi des demandes dans le drive
• Pour toute demande d'achat :
  • vérifiez le lien Loomio (?)
  • procédez à l'achat
  • enregistrer /forms/g53PHGtMrSKfCWRw2 et valider dans la foulée la demande de paiement de facture
  • avertir l'auteur de la demande
• Pour toute demande de paiement de facture:
  • Vérifier qu'une copie numérique de la facture a bien été reçue sur compta@anis.asso.fr
  • Vérifier que le formulaire est complet et bien rattaché à un projet. En cas de doute, contactez le référent du projet
  • Si la demande n'est pas valable, renseignez le tableau de suivi avec le motif du refus, répondre à l'auteur de la demande avec le référent projet en copie
  • Procédez au paiement (la procédure vous est expliqué par le contributeur sortant)
  • Classer la facture dans le Drive dans un dossier de type Dossier Factures de l'année en cours / Dossier du mois en cours
  • Nommer le fichier selon le modèle (année sur 4 chiffres)-(mois sur 2 chiffres)-(jour sur 2 chiffres)-(societe-emettrice).pdf
  • Imprimer la facture, notez au stylo la mention "Payé le (date) par (mode de paiement)"
  • La ranger dans le classeur de liaison avec le Comptable
  • Compléter intégralement le tableau de suivi (mode de paiement, nom du fichier, etc...)
  • Avertir l'auteur de la demande
• Pour toute demande de remboursement de frais :
  • Vérifier qu'une copie numérique du justificatif a bien été reçue sur compta@anis.asso.fr
  • Vérifier que le formulaire est complet et bien rattaché à un projet. En cas de doute, contactez le référent du projet
  • Si la demande n'est pas valable, renseignez le tableau de suivi avec le motif du refus, répondre à l'auteur de la demande avec le référent projet en copie
  • Procédez au paiement (la procédure vous est expliqué par le contributeur sortant)
  • Classer la facture dans le Drive dans un dossier de type Dossier Frais de l'année en cours / Dossier du mois en cours
  • Nommer le fichier selon le modèle (année sur 4 chiffres)-(mois sur 2 chiffres)-(jour sur 2 chiffres)-(societe-emettrice).pdf
  • La ranger dans le classeur de liaison avec le Comptable
  • Compléter intégralement le tableau de suivi (mode de paiement, nom du fichier, etc...)
  • Avertir l'auteur de la demande
• Rapatrier les opérations bancaires depuis le compte en ligne sur un tableur partagé (to do : Cyril)